Что такое электронная система документооборота и ее преимущества

Работа с документами — довольно сложный процесс в деятельности предприятия. Электронная система документооборота https://www.target-tech.ru/ поможет его упростить и оптимизировать. СЭД — это программное обеспечение, позволяющее грамотно проводить работу с документами в электронном виде (создавать, изменять, а также оперативно находить нужные документы), кроме того, оно облегчает взаимодействие между отделами, ведомствами и сотрудниками. Благодаря СЭД можно оперативно выдавать задания, передавать документы и отправлять различные уведомления.

Электронные системы подойдут как для коммерческих, так и для государственных учреждений.

Основные преимущества использования СЭД

Бизнес-процессы становятся прозрачными для руководства. Всегда есть возможность отследить деятельность организации на любом этапе, следовательно, контроль за ними упрощается. Также прозрачность бизнес-процессов — одно из требований международного стандарта ISO 9000, который содержит основные требования и принципы менеджмента качества.

Кроме того, время на выполнение той или иной задачи снижается, поскольку благодаря СЭД сотрудники и руководители быстрее проводят работу с документами, начиная от создания и заканчивая согласованием, тем самым все бизнес-процессы ускоряются.

Утечка информации, которая представляет собой коммерческую или иную тайну, сведена к нулю, поскольку система электронного документооборота позволяет получить информацию в соответствии с допуском. Протоколируются все действия с тем или иным документом (прочтение, вносимые изменения и подписание).

Снижаются сроки на обучение новых сотрудников за счет того, что всегда можно быстро получить нужную инструкцию или положение.

Конкурентные преимущества компании возрастают, поскольку повышается скорость, а также качество обслуживания клиентов.